労働組合の定期大会は例年大型会場を利用していたが、コロナ禍ということもあり昨年に引き続いてのリアルとオンラインのハイブリッド開催となった。毎年役員も変わってしまうので前年度の情報も知っているTKPの担当者とは打ち合わせの段階から仕事がしやすかった。

◆定期大会を開催する上でのお客様の要望
・組合員の事前登録案内送付の手続きの確認。
・当日出席、委任状出席、オンライン出席。
・当日の参加登録と集計カウントのやり方。
・重要議題を審議し、多数決でその可否を決定するための採決。

◆オンライン配信について（配信サービス：ZOOMウェビナー）
・オンライン配信参加希望の人には後日登録メールが届く。氏名登録等の簡単な操作のみで完了。
・大会前日、大会当日のリマインドメールも送信可能。
・リアルタイムで視聴者数を把握可能。会場モニターにも表示。
・オンライン視聴者は、会場の様子とプロジェクター内容を画面分割で同時に視聴可能。
・直接参加、オンライン参加、委任状参加の人数把握は随時可能。

◆開催案内・参加登録・オンライン配信について
①TKPイベントプランナーにて開催案内ホームページ作成。管理者用アカウント発行。
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②参加者は参加者情報を登録フォームから送信。
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③運営側から参加者へ開催案内メール、QRコード一斉送信。
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④来場参加者は当日QRコードにてカンタン受付、出席管理。
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⑤オンライン参加者はURLをクリックするだけで視聴可能。随時参加・退出が可能。
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⑥採決は来場者は挙手、オンライン参加者はアンケート機能にて投票。投票数はリアルタイムで集計。

昨年もリアルとオンラインのハイブリッド開催だったので、ベースは昨年と同じで行いたかった。昨年の大会実施資料（TKP側）を共有しながら準備を進めていけたので、オンライン参加者の出欠管理、議題の採決についてなど運営事務局側も特に困ることもなくスムーズに会を終えることができた。

TKP手配：配信用カメラ 1台 / 天吊りスクリーン(120インチ)＋プロジェクター 2セット / プレビュー用モニター / PC（ホスト用、共同ホスト用、視聴確認用） 3台 / 音声ミキサー / 映像スイッチャー / ケーブル類 / インターネット回線（単独回線・有線LAN）1本 / バックアップインターネット回線(共有回線・有線LAN) 1本 / 有線マイク 2本 / 無線マイク 2本 / スピーカー / 吊り看板 / 弁当120個 / ペットボトルお茶120本

コロナ対策備品：非接触型体温計 / 除菌剤 / マイク除菌スプレー / 飛沫感染防止用シートセット / 演台用アクリルボード / 机上用アクリルボード