Web会議・ウェビナー・ライブ配信のお役立ち情報
SCROLL DOWN
テレワークや会議をオンライン化するなど、新しい働き方に注目が集まっています。
会議以外にも、オンラインで行うセミナーや動画配信などの利用を考えている企業も多いのではないでしょうか。
遠方のセミナーに参加したいと考えている人もいるでしょう。
今回は、オンラインでセミナーが行えるウェビナーについて、開催者側と視聴者側に分けて紹介します。
また、Zoomウェビナーで開催する際に、事前に準備したほうがよいものや、プラン、基本的な使い方もまとめました。
最近注目が集まっているウェビナーとはどのようなものなのでしょうか。
Webミーティングとの違いや、視聴する側と開催する側それぞれのメリット・デメリットを含めウェビナーについて解説します。
ウェビナーとは、ウェブ（Web）とセミナー（Seminar）を合わせた造語のことで、インターネット回線を通じてオンラインで行うセミナー、またはセミナーを行うためのツールのことを指します。
会場を借り、参加者を集めて行っていた大規模な講演会や会社説明会、社員教育、商品紹介などを、Web上にバーチャルな会場を作り、主催者であるホストが、ビデオやオーディオ、画面などを参加者に共有することで、直接会場まで足を運ばなくてもセミナーを開催・参加することができます。 ウェビナーツールやライセンスによって参加人数は違ってきますが、Zoomウェビナーであれば最大10,000人の参加が可能です。
ウェビナーとWebミーティングの違いが分からないと感じる人も多いと思いますが、この2つは利用する目的が違います。ウェビナーとWebミーティングの違いについて比べていきましょう。
Webミーティングとは、Web会議ともいわれ、全ての参加者が画面や音声を共有し、双方向でコミュニケーションをとることができます。1対1の面談から大人数のミーティングまで、顔を見合わせて対話することができるため、顧客とのミーティングや部内・グループ内のミーティングなどに向いています。
一方ウェビナーは、主催者（ホスト）と参加者（パネリスト）、視聴者に分かれます。開催者側のホストとパネリストは自分の画面や音声を共有することができますが、開催者側が指定したときに発言が可能となります。開催者側は誰が視聴しているのか確認でき、質疑応答や投票、アンケートなどをとることも可能です。
どちらかといえば一方向で配信するシステムのため、少人数の講演者が視聴者向かって話す講演会や会社説明会、研修などに向いています。
また、Webミーティングと同じく双方向のコミュニケーションができる「テレビ会議」ですが、通信方法や準備する専用機器などが違います。
ウェビナーと会場を借りて行う集合型のセミナーにはどのような違いがあるのでしょうか。
ウェビナーを使ったセミナーにはどのようなメリットがあるのか、視聴する側と開催する側に分けて説明します。
ウェビナーを使った視聴者側のメリット
ウェビナーでセミナーに参加するメリットは、何といっても手軽さです。
パソコンやタブレット端末、スマートフォンなどで視聴可能なため、会場まで移動する必要がありません。
遠方で行われるセミナーでも、会場へ移動する時間や費用、宿泊手配、身支度などを考えずに気軽に参加できます。
また、席によってモニターが見えにくいこともないので、快適に参加できるのもメリットといえるでしょう。
ウェビナーを使った開催者側のメリット
オンライン上で開催するウェビナーは、大きな会場やホールを借りなくても開催できるため、会場探しや会場との日程調整の必要がありません。
開催当日も受付や案内が不要のため、コストを抑えて開催することが可能です。
また、会場を借りないため、物理的な参加人数の制限もありません。
視聴者や参加者が遠方であっても全国各地に同時配信できるため、集客がしやすいでしょう。
ウェビナーを使ったセミナーにはどのようなデメリットがあるのか、視聴する側と開催者側に分けて説明します。
ウェビナーを使った視聴者側のデメリット
ウェビナーで視聴するためにはインターネット環境を整える必要があります。
電波が弱い、不安定などの回線トラブルや機器の不調などにより視聴できないことも考えられますので、視聴する前にきちんと確認しておきましょう。
また、自宅などで人目もなく手軽に参加しやすい一方、実際の会場よりも離席しやすいので、モチベーションや集中力の低下にも注意が必要です。
ウェビナーを使った開催者側のデメリット
オンラインで視聴するウェビナーは、視聴者が離脱しやすいのが大きなデメリットです。
視聴者の姿が見えず反応が伝わりにくいため、視聴者を置きざりした退屈なセミナーを行ってしまうことがあります。
伝わりやすいアプローチの仕方や印象をよくする身だしなみ、カメラ写りなどにも注意しましょう。
背景に不要なものが写らないように、バーチャル背景や動画を使うのも離席防止になるかもしれません。 また、よい講演を行っていても、配信用の画像や音声が悪いと視聴者のストレスになるため、配信用の機材の質や配信環境を整えておく必要もあります。
本番で手間取らないように、ウェビナーツールの使い方を理解して、慣れておくといいでしょう。
実際にウェビナーでセミナーを開催するときに必要なのは、どのようなものでしょうか。ここでは、Zoomビデオウェビナー（Zoomウェビナー）を例にくわしく説明します。
Zoomウェビナーでセミナーを開催・視聴する際、事前に準備しておきたいものがあります。
Zoomウェビナーに必要なもの・あると便利なもの
・パソコンやタブレット端末
セミナーの配信、視聴するために使います。
ホストは、セミナーの配信用のメインパソコンとサブパソコンの2台あるといいでしょう。トラブルが発生したときの復旧サポートや、視聴者側の見え方のチェックなどができて安心です。
視聴者はスマートフォンの参加でも問題ありませんが、小さな画面だと資料などが見にくくなるので、大きめなディスプレイがおすすめです。
・マイク・スピーカー・ヘッドフォン
講演を行う開催者は、聞き取りやすい音声を必要とするため、マイクとスピーカーがあるとよいでしょう。ヘッドフォンやヘッドセットでも問題ありません。事前に音質をチェックして、ノイズなどが入らないかなどを確認しておきましょう。 視聴者はパソコンなどに内蔵されているものでもかまいませんが、ヘッドフォンやヘッドセットを使用すると周囲への音漏れ防止や音声がよりクリアに聞き取れるようになります。
・カメラ
セミナー配信をするには、カメラは必須です。内蔵のものでもよいですが、画質に問題があるときは別途準備しましょう。
・Zoomソフト・アプリ
視聴者は、スマートフォンならZoomアプリを、ブラウザであればZoomソフトをインストールしてください。ホストからきた招待URLをクリックすると、自動でソフトがダウンロードされ、Zoomに参加できます。 ホストは、ソフトのインストールのほかに、イベントの事前登録や参加人数に応じたウェビナープランにする必要があります。
無料の基本ライセンスがあればZoomミーティングを行うことができますが（制限あり）、ウェビナーを使用したいのであれば有料ライセンスが必要になります。
ウェビナーを使用するためには、有料ライセンスにウェビナーのアドオンの追加をする必要があります。さらに、参加人数により費用が違うので、100・500・1000・3000・5000・10000名のプランから適切なプランを選択しましょう。
ホストは有料ライセンスが必要ですが、参加者はZoomアプリやソフトがインストールされていれば参加することができます。
事前準備が終了したら、ウェビナーを開催するための準備を行います。Zoomウェビナーの使い方を開催者側と視聴する側に分けて簡単に説明します。
Zoomウェビナーを開催する側の使い方
始めに、セミナーを開催するため「ウェビナーをスケジュールする」必要があります。Zoomにログイン後、ウェビナー画面からスケジュールの登録を行いましょう。
登録は、開催日時以外にもさまざまなオプションがあります。
同一セッションを繰り返し行う「定期開催ウェビナー」や、視聴者の参加時に必要なパスワードの設定、参加時に氏名とメールアドレス入力が必須になる「登録」の必須チェックボックス、「質疑応答」の設定など、セミナーに必要なオプションが選択できます。
実践セッション」は、ホストとパネリストのみで予行練習を行う機能のことです。
セミナーを開始する前にカメラやマイクのテストなどができるので、本番でのトラブル回避のためにも有効にしておくといいでしょう。
スケジュールの登録が終了したら、「パネリストを招待」や参加者へ招待状を送付、バナー、ロゴ、講演者情報の登録など、さらに細かな設定が可能になります。
参加者への招待は、「招待状」の「招待URL」を送付します。スケジュール登録時に、登録の必須チェックボックスにチェックをつけていると、参加者が名前やメールアドレスを登録できる画面が表示され、登録後にセミナーに参加できるURLが送付されます。
そのため、「登録」を行っておくと、参加者のログなどをとることができます。
Zoomウェビナーで視聴する側の使い方
URLが届いた視聴者がセミナーに参加する方法は、「開催者から送られてきた招待URLをクリックして参加する」か「開催者から送られてきた登録URLをクリックして必須内容を登録後、招待URLが送付され参加する」方法です。
ホストがパスワードを設定している場合は、ミーティングパスワードも入力してください。
ZoomウェビナーとZoomミーティングの違い
前述したとおり、Webミーティングは、全ての参加者が双方向でコミュニケーションがとることができ、ウェビナーは、どちらかといえば一方向で、ホスト・パネリスト・視聴者に分かれます。
ZoomミーティングとZoomウェビナーも同じで、Zoomミーティングは双方向、Zoomウェビナーはホストとパネリストが中心でセミナーが行われます。
ホストとパネリスト以外はカメラやマイクの操作ができず、参加者リストの閲覧もできないため、視聴者が好きなタイミングで質問をして進行を妨げたり、視聴者の顔や名前が写ることもありません。
「 TKPのウェビナーサポート」は、機材の貸し出しから撮影会場のセッティング、事前テスト、アカウントの設定、参加者の情報出力、アンケート作成まで専門のスタッフがサポートします。
高い機材をそろえる必要もなく、面倒な設定や機械が苦手な方でもオンラインセミナーを安心して行うことができます。
また、話者が1名・来場者なしの場合や、話者が2名・来場者ありの場合、サポートスタッフの派遣、カメラマンに撮影してもらいたい、TKP以外の会場で行いたいなどのオプションにも対応しております。
ウェビナーとはウェブとセミナーを合わせた造語のことです。双方向のコミュニケーションがとれるWebミーティングとは違い、開催者側であるホストとパネリストが中心となって行うため、人数が多い大規模なセミナー配信などに向いています。
オンラインのため会場コストを抑えて開催することができ、遠方でも気軽に集客・参加することが可能です。
参加者情報のリストや質疑応答、アンケートなどにも対応しています。
ただし、離席しやすく、機材やネットワークのトラブルの可能性があるので、開催する側はきちんと対策をとってからウェビナーを行う必要があります。
