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Zoomウェビナーの使い方とは?
便利な機能の活用方法も紹介

バーチャル株主総会

ウェビナーとはオンライン上のセミナーのことです。現在、Zoomが提供するウェビナーのシステムを利用したセミナーやイベント、バーチャル株主総会などが盛んです。この記事ではZoomウェビナーの導入方法や、ウェビナーに必要な機材などの手配について紹介します。

目次

  1. 1.Zoomウェビナーとは
  2. 2.ZoomウェビナーとZoomミーティングの違い
  3. 3.ウェビナーの具体的な活用シーン
  4. 4.Zoomを使ったウェビナー開催の基本ステップ
  5. 5.Zoomウェビナーで使える便利な機能
  6. 6.TKPは機材や会場の準備からウェビナーをトータルサポート
  7. 7.まとめ

1. Zoomウェビナーとは

ウェビナーとはウェブとセミナーを合わせた造語です。そして、「Zoomウェビナー(Zoomビデオウェビナー)」とはZoomが提供するシステムを活用したウェブセミナーのことです。動画や音声、画像などを用いて多くの聴衆に向けてオンタイムで発信を行います。

Zoomウェビナーのメリットとしては、大きな会場を用意する必要はなく、遠方の人もセミナーに参加ができるということが挙げられます。遠隔地のまま参加ができるので、感染症のまん延や天候による交通機関の乱れなどにも左右されることなく、予定通りにセミナーを行うことができます。

ウェビナーとは?Zoomウェビナーの使い方とミーティングとの違い | テレビ会議ネット

2. ZoomウェビナーとZoomミーティングの違い

Zoomを使用した「Zoomミーティング」については、すでに行っているという人は多いでしょう。一方、Zoomウェビナーを主催したことがある人は多くないかもしれません。
両者のプラットフォームはとても似ていますが、いくつかの違いがあるので説明していきます。

Zoomミーティング

社内や社外のウェブ会議やトレーニングセッション、面談、打ち合わせなど、インタラクティブ(双方向)なやり取りに向いています。参加者全員が音声や画面を発信し共有できます。

Zoomウェビナー

ホストや数名の講演者(パネリスト)が参加者(オーディエンス)に向かって話すのが一般的です。ミーティングが双方向であることに対して、ウェビナーは一方向がメインとなります。参加者は音声や画面を共有できませんが、アンケートやチャット、Q&Aの機能を使ってコミュニケーションをすることができます。

3. ウェビナーの具体的な活用シーン

Zoomウェビナーの具体的な利用方法・用途を紹介します。Zoomウェビナーはセミナーのほか各種イベントや公開放送(参加者50名以上)などに適しています。

Zoomウェビナーが適しているイベント

・オンラインセミナー
・オンライン説明会
・オンライン研修
・オンライン展示会
・商品の発表会
・バーチャル株主総会
・イベントなどのライブ配信

とくに、バーチャル株主総会については、遠方に住んでいる株主も参加しやすいということもあり、取り入れる企業が増えてきています。

ウェビナー| テレビ会議ネット
TKP会場の様々な使い方 株主総会・IR| 貸会議室ネット

4. Zoomを使ったウェビナー開催の基本ステップ

具体的には、どのようにZoomウェビナーを開始すれば良いのでしょうか。Zoomウェビナーへの登録から参加者への招待状の発送まで順を追って説明していきます。

プランの選択とライセンスの購入

Zoomの公式ページでプランを選択し、ライセンスを購入します。Zoomミーティングは無料で利用している人も多いかと思いますが、ウェビナーは有料プランへの申し込みが必要です。

コースは500人出席者用、1000人出席者用など、行いたい規模によって種類があり、料金も変わります。また、月間コースと年間コースがあり、年間コースのほうがお得となっています。

ほかに、各種オプションがあるので、希望により選択をします。ミーティングプランの参加者定員を最大500名または1000名まで増やせる「大規模ミーティング」、コールアウト機能や参加者用のフリーダイヤルのダイヤルイン番号が利用できるオーディオ会議などが選択可能です。

プランとオプションを選択したらショッピングカートで支払いの手続きをします。支払いはクレジットカードやPayPalを利用できます。

ウェビナーをスケジュールする

設定できる項目には以下のようなものがあります。
・トピック(タイトル)
・内容
・日時
・所要時間
・ウェビナーパスワード(ウェビナーに参加するためのパスワードです)
・質疑応答(Q&A機能を有効にします)
・Zoomのアカウントに関する設定(アカウントを持っているユーザーのみ参加とすることが可能です)
・オンデマンドの設定(途中参加の人も最初から視聴することが可能です)
・参加者ビデオのオン/オフ(参加者側の映像を制御できます)

また、参加者に登録を求めることもできますが、不要とする選択も可能です。気を付ける点としては、Zoom会議やウェビナーなどの公開イベントリストのオプションを有効としている場合、登録が不要な人についてはリスト内でこのオプションを選択解除することを忘れないようにしてください。

最後に「スケジュール」をクリックすると最初の設定は完了となります。

パネリストや出席者を招待する

パネリストや参加希望者に対して招待を行います。パネリストとはパネルディスカッションなどの討論に参加する人を指します。画面や注釈などを共有・送信をホストとともに行います。一方、参加者とはオーディエンスのことで、Q&Aやリアクションなどの機能は利用できるものの基本的には視聴のみを行います。

Zoomウェビナーではパネリストと参加者では、招待の仕方が異なります。パネリストについてはまず、Zoomウェブポータルでウェビナーをクリックし、パネリストを追加するためのトピックをクリックします。そして招待状タブでパネリストの招待セクションの編集ボタンをクリックし、そこに、招待したい相手の名前とメールアドレスを入力します。そして、ルーム名を入力し保存をすると招待状が発送されます。

参加者については、登録を不要とする場合と必要とする場合で招待の仕方が変わります。不要の場合は招待用URLをコピーして、参加者と共有すれば完了です

登録を必要とする場合には、ホストが出席希望者に参加リンクを共有した上、出席者に登録フォームへ必要事項を記入してもらうようにします。登録が完了しホスト側が承認をすると参加者の元へ、自動承認の場合には登録URLまたは招待状が送られ、手動承認の場合には参加方法が記載されたメールが届きます。

あとは時間が来たら、ホストがウェビナーを開始すれば、参加者はURLにアクセスすることで参加が可能となります。

5. Zoomウェビナーで使える便利な機能

Zoomウェビナーには便利な機能がさまざまにあります。機能を使いこなすことで、次回以降のZoomウェビナーの向上に役立てることができます。

アンケート機能でフィードバックを回収

Zoomウェビナーの終了後、参加者にアンケートを送ることができます。アンケートの内容はホスト側で作成することが可能です。

アンケートはZoomウェビナーの機能のほか、Googleフォームなど、サードパーティーのアンケートフォームにリダイレクトさせることもできます。

チャットやQ&A、挙手機能で出席者とコミュニケーション

Zoomウェビナーの出席者はいくつかの機能によって意思表示をしたり、コミュニケーションを主催者側と行ったりすることが可能です。

たとえば、Q&A機能ではウェビナーの最中でも質問応答ができます。また、チャット機能では参加者同士が会話することができ、ホストはその反応を見ながらウェビナーを進めると、より参加者のニーズにあったウェビナーが実現します。

さらに、参加者は意思表示として、挙手をすることが可能です。方法はウェビナーコントロールにある「手を挙げる」をクリックするだけなのでとても簡単です。たとえば、多数決に利用したり、ワークなどで「終わった人は手を挙げてください」というように進捗具合を確認したりする際にも役立ちます。

より参加者の意見を詳しく知りたければ、ウェビナー開催中に投票も実施できます。単一または複数選択式の質問をホストはウェビナーの前に作っておくことができ、タイミングに合わせて、投票を参加者に依頼することができます。

レポーティング機能でウェビナーの質を改善

Zoomウェビナーにはレポーティング機能があり、ウェビナーに関する質の向上を図ることができます。上述のアンケートやQ&Aの結果のほか、参加者の登録情報や出席状況、離脱率などがまとめられています。

結果はダウンロードすることができ、スタッフ間で共有できるので、ミーティングのときなどにも活用ができます。

ライブストリーミング配信を利用すれば簡単に公開可能

参加者が当初予定していた人数を上回った場合、YouTubeやFacebookなどのカスタムプラットフォームを経由してライブストリーミング配信をすることが可能です。定員を気にすることなくウェビナーができ、不特定多数の人にイベントやセミナーの様子を見てもらうことができます。

利用するにはウェビナーを始める前に管理者が設定しておけば、ウェビナーを開始後にワンクリックでストリーム配信ができます。設定は簡単で、Zoomのサイトにあるアカウント管理からアカウント設定をクリックし、カスタムライブストリーム配信サービスのチェックボックスをクリックするだけです。

以上のようなZoomウェビナーの使用方法についてはZoomヘルプセンターで詳しく紹介されています。

ところで、より多くの人の目に触れるライブストリーミング配信では、会場の設営やカメラの映り具合などについても気を使いたいところです。機材のレンタルや会場の手配をしてくれる会社にまとめて依頼をするのも手です。

ウェビナーサポート| テレビ会議ネット

6. TKPは機材や会場の準備からウェビナーをトータルサポート

ウェビナーはビジネスに有効な手段ですが、大規模になるほど運営に関する作業は煩雑になる上、映像などの専門知識が必要となってくるため、不安を感じることも多くなるかと思います。双方向の安定した通信環境やセキュリティも重要となってきます。

そこで、機材と当日の運営がパッケージになったTKPのウェビナー支援のパッケージを利用してみてはいかがでしょうか。実績豊富なスタッフが規模に合わせた最適なプランをご提案し、当日に必要なものを取り揃えます。もちろんセキュリティに関するご心配もクリアします。備品や会場のレンタルのほか、ケータリングの手配や当日の来場者へのサポートをするスタッフや音響映像のスタッフもご用意が可能です。

TKPのウェビナー支援でできること
・機材の貸し出し(パソコン、ウェブカメラ、マイクスピーカー、インターネット回線・テレビ会議システム、カメラ用三脚、ミキサー、スクリーン、プロジェクター、配信用エンコーダー、音響機器一式、ハンディカム、HDMI スイッチャー、配信オペレーターなど)
・設営 ・ 撤去
・配信アカウント制作
・会場の手配
・ケータリングの手配
・当日のサポートスタッフの手配
・同時通訳システム

また、参加者へのURLの送信を行い、ウェビナー終了後にはアーカイブ動画、参加者視聴ログを納品しております。

ウェビナー支援パッケージ| テレビ会議ネット
Web会議・ライブ配信支援パック| テレビ会議ネット
TKPウェビナーセンター(Web配信スタジオ)| テレビ会議ネット
オプションプラン| テレビ会議ネット

7. まとめ

ここまで、Zoomウェビナーについてご紹介しました。Zoomウェビナーは多くの参加者を招待してイベントやセミナーなどを行うのに最適なツールです。アンケートや挙手などの便利な機能があり、オーディエンスとのコミュニケーションも図れます。アンケートなどの結果はレポートとしてダウンロードができるので、今後のウェビナーの運営や、商品開発などの参考とすることができそうです。

Zoomウェビナーの申し込みと支払いはオンライン上で手軽にできますが、ほかに、配信用の機材や会場、技術に詳しいスタッフの確保も必要です。もし、機材や会場の手配に迷ったら、TKPにご連絡ください。状況に応じて必要なものをパッケージで手配することができます。お気軽にお問い合わせください。

TKP テレビ会議ネット